Керівництво користувача та огляд інтеграції

Юзер гайд для нових користувачів
Як влаштований бот: від звітів до налаштувань

Юзер гайд для нових користувачів

1. Що таке SmartReports

SmartReports показує дані із Syrve по кожній торговій точці:
виторг, кількість замовлень, доставку, кухню та присутність персоналу.
Бот працює через офіційні API Syrve Cloud / Server і не бачить нічого, що не потрапило на сервер касової системи.

2. Перший доступ до бота

Власник або адміністратор видає інвайт-посилання на чат-бота.
Після входу відображається головне меню з кнопками:
- Сьогодні / Вчора / 7 днів – вибір періоду, для якого будуть будуватися звіти.
- Основний звіт – короткий зріз по точці: виторг, кухня, персонал.
- Інші звіти – додаткові аналітичні звіти.
- Щоденний звіт – класичний «Z-звіт» за день у зрозумілому вигляді.
- Доставка – аналітика та затримки по доставках.
- Кухня – поточний стан кухні та запізнення замовлень.
- Інструкції – довідка всередині бота.
- Налаштування – локальні налаштування саме для цього чату.
- Адмін-панель – розширені функції для користувачів із правами адміністратора.
- Оновити – перечитування даних та оновлення меню.

3. Налаштування чату

Екран «Налаштування» відповідає лише за поточний чат (групу / особистий діалог).

3.1. Підписка на розсилку

Пункт «Підписати чат на розсилку» вмикає регулярні автоматичні повідомлення:
- автозвіт за розкладом;
- алерти по кухні;
- алерти по доставці;
- алерти по перевищенню ліміту виручки (якщо заданий).

Якщо чат не підписаний, бот показує звіти лише «за запитом» (по натисканню кнопок), але сам нічого не шле.

3.2. Пороги сповіщень

Пункт «Пороги сповіщень» задає два числа:
- кухня, хв – після скількох хвилин на кухні замовлення вважається «повільним»;
- доставка, хв – після якого запізнення доставка потрапляє в список «черепах».

Ці пороги використовуються:

у секції «Кухня» – для розрахунку повільних замовлень;
у секції «Доставка» та в алертах по доставці – для позначення запізнень.

3.3. Групи ролей (прив’язка)

Пункт «Групи ролей (прив’язка)» пов’язує ролі із Syrve (офіціант, кухар, касир тощо) з внутрішніми групами:
- ММ, ПКС, ПВР, КР тощо.
Прив’язка потрібна, щоб у звітах правильно підраховувався персонал за групами:
«Персонал: 5 (ПВР: 3; ПКС: 1; КР: 1)».

Якщо поточна абревіатура не підходить, у блоці «Абревіатури груп» дозволено змінити або додати власну.

3.4. Абревіатури груп

Пункт «Абревіатури груп» зберігає короткі позначення, які використовуються у звітах для груп ролей.
Зміна абревіатури впливає лише на відображення тексту у звітах, логіка розрахунків не змінюється.

3.5. Розклад і частота

У цьому блоці налаштовуються одразу три речі:

Час(и) автозвіту – список годин на добу у форматі HH:MM, коли чат отримує автоматичний Основний звіт.
Тихі години – проміжок часу, коли бот не надсилає:
- автозвіти;
- алерти по кухні;
- алерти по доставці.
Мінімальний інтервал між алертами:
- окремо для доставки;
- окремо для кухні.

Якщо інтервал = 0, алерти приходять щоразу, коли є причина, але все одно з урахуванням тихих годин.

4. Адмін-панель

Адмін-панель доступна лише користувачам, які внесені в список адміністраторів.

Основні дії:

4.1. Прив’язка точок до чату

У блоці користувачів вибирається потрібний Telegram-чат (або користувач) і до нього прив’язуються торгові точки із Syrve.
Саме ця прив’язка визначає, по яких ресторанах бот буде показувати звіти та надсилати алерти.

4.2. Ліміти виручки (інкасація)

У відповідному розділі задається ліміт виручки для кожної точки.
Далі працює фоновий модуль:

раз на декілька хвилин читається поточна виручка за сьогодні по кожній точці;
рахується, скільки накопичилось з моменту останньої інкасації;
якщо сума перевищила ліміт, в підписаний чат надсилається повідомлення з деталями та кнопкою «Інкасація зроблена».

Натискання кнопки оновлює базовий рівень («з цієї суми починається новий відлік»).

5. Основний звіт

Основний звіт – це зведення по кожній прив’язаній точці на поточний момент:

Назва точки та дата-час формування.
💰 Виторг – сума закритих чеків залу + доставки за сьогодні.
🍳 Кухня – сума позицій, які ще в роботі на кухні, та кількість таких замовлень.
👥 Персонал – скільки співробітників зараз зі зміною «сьогодні», плюс розбивка по групах (ММ, ПКС, ПВР, КР…).

Звіт використовується як «дашборд на долоні»: чи є виручка, чи є завантаження кухні та скільки людей на зміні.

6. Щоденний звіт

Щоденний звіт показує класичні показники за обраний день:

дата звіту;
виторг;
кількість замовлень;
кількість доставок;
середній чек.

Важливий момент:

Кількість замовлень = замовлення з залу + доставки разом.
Кількість доставок – тільки доставки.

Якщо, наприклад, показано:

Кількість замовлень: 11
Кількість доставок: 0

це означає 11 замовлень із залу та 0 доставок.
Якщо доставок 5, а замовлень загалом 20 – то замовлень із залу було 15 (20–5).

7. Кухня: як рахується запізнення

Екран «Кухня» та алерти по кухні працюють так:

Бот бере всі відкриті замовлення за сьогодні (зал + доставка), де є хоч одна позиція, яка ще не видана й не видалена.
Для кожного замовлення рахується час «на кухні»:
- використовується момент, коли замовлення/позиція пішла в роботу (друк чека на кухню, старт готування, іноді час створення);
- для попередньо замовлених (pre-order) враховується фактичний старт, а не момент створення.
Час у хвилинах порівнюється з кухонним порогом з налаштувань.
Якщо замовлення вже повинно бути готовим і перевищує поріг, воно вважається «повільним» та потрапляє до списку «черепах».

У секції «Кухня» по кожній точці видно:

скільки замовлень зараз у роботі на кухні;
на скільки хвилин перевищено поріг;
номери конкретних повільних замовлень у вигляді кнопок #0001, #0002 тощо.

8. Доставка: як рахується запізнення

За доставку відповідає окремий сервіс, який дивиться тільки доставочні замовлення.

Логіка:

Для кур’єрських доставок фактичний час в дорозі рахується від моменту,
коли замовлення передано кур’єру, до поточного часу.
Для самовивозу використовується час, на який гість повинен забрати замовлення.
Якщо поточний час ще не дійшов до дедлайну, запізнення не вважається.
Після перевищення порогу для доставок замовлення вважається «черепахою» і:
- потрапляє у звіт «Доставка»;
- може потрапити в алерт «повільні доставки» з переліком замовлень.

У звіті «Доставка» для вибраного періоду зазвичай показуються:

середній час кур’єрських доставок;
кількість доставок;
запізнілі доставки та їх перевищення порогу;
по кнопках «Сьогодні / Вчора / 7 днів / Зводка / По кожній» – загальна зведена таблиця або розріз по кожній точці.

Точний склад полів може трохи відрізнятися між версіями; принцип один:
швидко показати, як працює служба доставки та де є проблеми.

9. Інші звіти

9.1. «Топ-страви за період»

Виводить список найпопулярніших позицій меню за обраний період:

по кожній точці – перелік страв із кількістю чеків, де ця позиція зустрічалась;
сортування – від найчастіше замовлюваних до менш популярних.

Це допомагає бачити хіти продажів та «баласт» у меню.

9.2. «Виторг / чеки / …»

Цей звіт агрегує базові фінансові показники за період:

загальний виторг;
кількість чеків;
середній чек та/або інші похідні показники.

Формули можуть трохи відрізнятися в залежності від профілю бота; у цьому гайді описано лише загальний зміст, без конкретних формул
(точна логіка береться безпосередньо з коду інтеграції з Syrve, який тут не наводиться).

9.3. «Tax Guard»

Tax Guard – окремий аналітичний звіт для контролю номенклатури:

працює по окремій вибірці позицій (типи DISH / GOODS / SERVICE / MODIFIER тощо);
допомагає виявляти позиції, які потребують уваги з точки зору податкового або внутрішнього обліку (номери, специфічні товари, послуги).

Конкретні критерії відбору залежать від налаштувань профілю; у цьому описі наведено тільки загальний принцип без технічних деталей
(частину логіки реалізовано у внутрішніх модулях, які не показуються в цьому файлі).

10. Якщо в ресторані є замовлення, а в боті – нулі

SmartReports отримує дані не з каси напряму, а із сервера / хмари Syrve через Transport / API-плагін:

На касі працює плагін API Transport.
Він відправляє інформацію про чеки та замовлення на сервер / у хмару.
Бот забирає дані вже із сервера через API.

Якщо на касі замовлення є, а в боті:

нульовий виторг;
немає відкритих замовлень;
не оновлюються показники доставки / кухні —

найімовірніша причина:

на касі не працює або неправильно налаштований плагін API Transport;
каса тимчасово не має зв’язку із сервером.

У такому випадку ситуацію вирішує технічний спеціаліст / інтегратор всередині Syrve, а не бот.
Після відновлення роботи плагіна дані починають надходити, і звіти в SmartReports оновлюються автоматично.

11. Додаткові пояснення на основі перших запитань

11.1. Чим відрізняються «Сьогодні», «Основний звіт» і «Щоденний звіт»

У головному меню є три перші кнопки:

Сьогодні
Вчора
7 днів

Це швидкі кнопки Основного звіту. Кожна з них одразу формує Основний звіт за відповідний період без додаткових питань.

Нижче є окремі розділи:

📊 Основний звіт – той самий тип зрізу (виторг, кухня, персонал), але з можливістю ще раз вибрати період всередині самого звіту (залежно від поточної реалізації інтерфейсу).
📅 Щоденний звіт – добовий звіт формату «Z-звіт для людей»: виторг за день, кількість замовлень, кількість доставок, середній чек.
Цей звіт працює починаючи з дати, коли у закладу запустився API-транспорт. Якщо API почало віддавати дані тільки сьогодні, за «вчора» та «7 днів» у Щоденному звіті може бути порожньо, тоді історію зручно дивитися через «Інші звіти» (OLAP).

Коротко:

Сьогодні / Вчора / 7 днів у головному меню – це гарячі клавіші Основного звіту.
Основний звіт – той самий тип показників, але з власним невеликим меню.
Щоденний звіт – окремий добовий звіт із фокусом на класичні показники за один день.

11.2. Як зараз рахується «Середній чек»

У блоці «💰 Виторг — сьогодні» середній чек наразі рахується так:

Середній чек = Виторг / Кількість замовлень (чеків)

Тобто це середній чек на замовлення, а не на гостя.

Приклад:

Виторг: 18 037.50 ₴
Замовлень: 20
Середній чек = 18 037.50 / 20 = 901.875 ≈ 901.88 ₴

Саме тому значення 901.88 ₴ відрізняється від розрахунку «виторг / кількість гостей».
Якщо рахувати на гостя, буде:

18 037.50 / 33 ≈ 546.59 ₴

Це вже інша метрика – «середній чек на гостя».

У різних ресторанах використовуються обидва підходи:

комусь важливіше «середній чек на замовлення»;
комусь – «на гостя».

У планах розвитку – додати можливість:

або перемикати спосіб розрахунку (за чеками / за гостями),
або показувати в звіті обидві цифри окремими рядками.

11.3. Побажання до нових звітів від перших користувачів

Під час перших впроваджень уже з’явилися типові запити, які варто врахувати в дорожній карті:

Звіт по категоріях за день
- розбиття денного виторгу за категоріями (наприклад: «продуктова корзина», «барна корзина», інші групи);
- з можливістю одразу бачити ТО за день у розрізі цих категорій;
- бажано також показувати собівартість (с/с) дня в розрізі основних кошиків.
Середній чек із урахуванням гостей
- варіант середнього чеку «на гостя» (виторг / кількість гостей);
- опціонально – вибір формули або одночасний показ:
  - «середній чек на замовлення»;
  - «середній чек на гостя».
Прогноз виконання плану по ТО
- відображення, на скільки відсотків уже виконано план по товарообігу за день;
- приблизний прогноз, яким буде очікуваний ТО до кінця дня, виходячи з поточного темпу продажів (виторг + час, що минув).

Для реалізації таких звітів потрібен або:

готовий OLAP-звіт, який уже використовує заклад у бек-офісі;
або погоджений шаблон (разом із бухгалтерією), за яким можна побудувати новий звіт у розділі «Інші звіти».

Як влаштований бот: від звітів до налаштувань

Як бот отримує дані

Бот не зберігає власну копію даних і не рахує нічого самостійно. Щоразу, коли ви відкриваєте будь-який розділ, бот звертається до Syrve напряму і отримує актуальні цифри в реальному часі. Це означає, що якщо касир щойно закрив замовлення або кладовщик провів списання — ці дані вже будуть у звіті при наступному відкритті.

Більшість звітів використовують аналітичну систему Syrve, яка зберігає деталізовані дані по кожній позиції кожного замовлення. Складські звіти та оперативні модулі (Кухня, Доставка) працюють інакше — вони звертаються безпосередньо до відповідних баз і документів Syrve.

Головне меню і навігація

Головне меню — це стартова точка роботи з ботом. У шапці видно ім'я користувача, кількість доступних точок та статус підписки чату на автозвіти.

Кнопки периодів: «Сьогодні», «Вчора», «7 днів» і «Кастомний период» відкривають однаковий набір звітів, але одразу з потрібним проміжком часу. Не потрібно окремо вибирати дату в кожному звіті — достатньо натиснути потрібний период один раз.

Прямі кнопки нижче ведуть у розділи: Основний звіт, Щоденний звіт, Доставка, Кухня, Персонал, Інші звіти, Інструкції, Налаштування та, за наявності відповідних прав, в Адмін-панель.

Основні звіти

Основний звіт

Що показує: виручку по кожній точці за обраний операційний день або діапазон дат. Це головний оперативний екран — відкривати тоді, коли треба швидко зрозуміти, як іде день по всіх точках або знайти просадку по конкретній.

Як рахується виручка: бот бере з аналітики Syrve суму по всіх позиціях замовлень із вже застосованою знижкою. Тобто якщо страва коштує 200 грн, а гість отримав знижку 10% — у виручку піде 180 грн. Повністю видалені та скасовані замовлення виключаються автоматично.

Блок персоналу: показує, хто зараз зафіксований на зміні у Syrve, згрупований за налаштованими абревіатурами ролей. Якщо персонал не відображається — перевірте налаштування абревіатур, прив'язку ролей і факт фіксації співробітника на зміні у Syrve.

Щоденний звіт

Що показує: підсумок по кожній точці — виручка, кількість гостей, кількість замовлень, середній чек, кількість доставок і залових замовлень. Підходить для фінального підсумку зміни або порівняння кількох днів між собою.

Як рахується виручка: так само як в Основному звіті — сума позицій зі знижкою з аналітики Syrve.

Звідки доставки та залові замовлення: ці дані надходять через окремий інтерфейс Syrve Cloud — не з аналітики, а напряму з системи замовлень.

Як рахується середній чек: виручка ÷ кількість замовлень.

Оперативний контроль

Кухня

Що показує: замовлення, які прямо зараз у роботі на кухні. По кожній точці — скільки замовлень на кухні, по яких є перевищення порогу, які номери потрібно перевірити першими.

Позначення статусів:

🍽 — замовлення в межах норми
🐢 — час перевищено (показується, на скільки хвилин)

Як рахується запізнення: бот дивиться, скільки хвилин замовлення реально знаходиться в кухонній роботі, і порівнює з порогом. Якщо поріг 15 хв, а замовлення вже в роботі 22 хв — бот покаже запізнення 7 хв. Для темпових або відкладених замовлень бот орієнтується на фактичний старт кухні.

Налаштування порогу: «Налаштування → Пороги сповіщень → Кухня» (5–240 хв). Частота сповіщень: «Налаштування → Частота кухні». Це розділ не для підсумків дня, а для оперативного втручання прямо зараз.

Доставка

Що показує: активні замовлення на доставку в режимі реального часу. По кожній точці — скільки замовлень у дорозі, які самовивози готові й чекають гостя, які вже вийшли за ліміт.

Як рахуються запізнення:

Кур'єрська доставка — бот рахує час від моменту, коли кур'єр реально виїхав
Самовивіз — бот починає рахувати запізнення після обіцяного часу готовності

Далі фактичний час порівнюється з порогом. Наприклад, якщо ліміт 60 хв, а кур'єр уже їде 74 хв — бот покаже перевищення на 14 хв.

Деталізація: можна відкрити конкретне замовлення і перевірити адресу, дедлайн, статус та фактичний час. Налаштування: «Налаштування → Пороги сповіщень → Доставка» (10–240 хв).

Персонал

Розділ «Персонал» дозволяє працювати з кадровими даними Syrve прямо з Telegram — без окремого входу в бекофіс.

Доступні дії:

Список — всі співробітники з пагінацією
Пошук — за іменем або табельним номером
Створити — покроковий майстер: прізвище, ім'я, по батькові, роль, підрозділ, телефон, e-mail
Редагувати — змінити будь-яке поле окремо
Видалити — прибрати співробітника з Syrve

Дані синхронізуються з Syrve напряму — зміни одразу відображаються в системі.

Управління доступами та користувачами

Користувачі, інвайти і доступи

Керування користувачами знаходиться в «Адмін-панель → Користувачі».

Типовий сценарій запрошення: адміністратор створює інвайт (діє 30 хв), надсилає посилання новому співробітнику. Після входу відкриває картку і призначає права та точки доступу. Саме від цих налаштувань залежить, які розділи людина побачить і по яких точках бот будуватиме звіти.

Рівні прав:

Адміністратор — доступ до Налаштувань і Адмін-панелі, може керувати іншими користувачами, точками, лімітами
Звичайний користувач — бачить тільки призначені звіти і точки

Якщо користувач звільнився — його можна прибрати зі списку, не змінюючи налаштування інших.

Точки доступу

Кожен користувач бачить звіти тільки по тих точках (ресторанах/філіях), які прив'язані до його акаунту. У шапці меню показується кількість точок доступу. Якщо значення 0 або у звітах постійно нулі — найчастіше точки ще не прив'язані.

Ліміти виторгу

Що це: контрольний механізм для касової дисципліни. Адміністратор задає суму-поріг по конкретній точці, після чого бот відстежує накопичення виручки за день і надсилає сповіщення, коли поріг перевищено.

Після інкасації або контрольної дії ліміт можна відмітити як оброблений, щоб не дублювати сигнал. Налаштування: «Адмін-панель → Ліміти виручки».

Налаштування

Розділ «Налаштування» відкривається кнопкою ⚙️ у головному меню.

Загальні налаштування

Доступно всім користувачам:

🔔 Підписка — підписати або відписати цей чат від автоматичних сповіщень
Навчання — запустити або продовжити покроковий курс

Доступно адміністраторам:

Пороги сповіщень — час очікування для кухні (5–240 хв) і доставки (10–240 хв)
Нормативи кухні — режим відстеження та норми по стравах
Ролі та абревіатури — прив'язка ролей Syrve до груп бота
Розклад і частота — автозвіти, тихі години, інтервали сповіщень
Часовий пояс — вибір часового поясу для відображення дат. За замовчуванням — Kyiv

Ролі та абревіатури груп

«Групи ролей» — це зв'язок між ролями співробітників у Syrve та звітами в боті. У Syrve є ролі (офіціант, бармен, сушист, кур'єр), а в боті вони об'єднуються в зручні скорочення (КПЕ, ПКС, ПВР, КР тощо). У звітах по персоналу замість хаотичного переліку ролей відображаються акуратні групи.

Покрокове налаштування:

Відкрити «Налаштування → Абревіатури груп»
Додати потрібні скорочення і відредагувати порядок їх відображення
Перейти до «Налаштування → Групи ролей (прив'язка)»
Для кожної ролі із Syrve вказати, до якої групи вона належить

Після налаштування у звітах по персоналу та відпрацюваннях видно, до якої групи належить кожен співробітник.

Автозвіти, email і тихі години

Бот може автоматично надсилати звіти у Telegram-чат за розкладом — без ручного відкриття меню.

Що можна задати («Налаштування → Розклад і частота → Автозвіти»):

Час відправки — один або кілька слотів на день (09:00, 13:00, 22:00 або свій час)
Увімкнути / вимкнути — автозвіт по кожному каналу окремо
Доставка на e-mail — вказати адресу і ввімкнути відправку
Тихі години — проміжок, коли бот не надсилає сповіщення (наприклад, з 23:00 до 08:00)

Що входить в автозвіт: щоденний підсумок по всіх точках: виручка, гості, замовлення, середній чек, доставки. За наявності відповідних прав — також списання, негативні залишки, залежалі запаси.

Нормативи кухні

Модуль «Нормативи кухні» дозволяє задати, скільки часу має займати приготування, і отримувати сповіщення при перевищенні.

Два режими роботи:

Режим замовлення (за замовчуванням) — бот стежить за часом по всьому замовленню цілком. Один глобальний ліміт (5–240 хв). Коли перевищено — замовлення позначається 🐢.
Режим страв — кожна страва або категорія має власний норматив у хвилинах. Бот стежить за кожною позицією окремо і показує, яка страва запізнилась і на скільки.

Налаштування режиму страв:

По категоріях — задайте час для кожної страви або одразу для всіх у категорії
Пресети — збережені швидкі значення (15, 30, 45, 60 хв), щоб не вводити вручну
Ігноровані страви — позначте 🚫 позиції, які не потрібно відстежувати (напої, хліб тощо)
Скидання — очистити норму по окремій страві або по всій категорії

Частота сповіщень: мінімальна пауза між повідомленнями про перевищення — щоб бот не спамив одним сигналом щосекунди. «Налаштування → Частота кухні».

Режим навчання

Режим навчання — це покроковий курс усередині бота, який допомагає освоїти всі функції без ризику щось зламати.

Трек визначається автоматично за роллю:

Адміністратор — курс по налаштуванню: точки доступу, ліміти, персонал, розклад, права користувачів
Клієнт — курс по роботі зі звітами та основними функціями

Статуси навчання:

Не розпочато — курс ще не запускався
Активне — проходження в процесі, поточний крок збережено
На паузі — зупинено, можна продовжити будь-коли
Завершено — курс пройдено повністю

Як запустити: «Налаштування → Навчання → Почати».

Дії під час навчання: «Далі» / «Назад» — крок вперед або назад; «Пропустити» — пропустити поточний крок; «Пауза» — зберегти прогрес і вийти; «Перезапустити» — почати з початку; «Завершити» — закінчити достроково.

Під час навчання бот показує демо-дані — реалістичні цифри для практики без ризику змінити реальні налаштування.

Аналітичні звіти (розділ «Інші звіти»)

Блок «Інші звіти» містить детальні аналітичні звіти для продажів, сервісу, складу та контролю операцій. Це звіти не для миттєвої тривоги, а для аналізу причин і закономірностей.

Виручка по точках

Що показує: детальний фінансовий зріз — виручку, кількість замовлень, кількість гостей і середній показник у двох варіантах по кожній точці.

Як рахується:

Виручка — сума позицій замовлень зі знижкою з аналітики Syrve
Середній чек на замовлення = виручка ÷ кількість замовлень
Середній на гостя = виручка ÷ кількість гостей

Рядки відсортовані від найвищої виручки до найнижчої.

Продажі по категоріях страв

Що показує: по кожній точці — яка категорія меню скільки заробила, скільки разів замовлялася і яку частку займає в загальній виручці.

Як рахується частка: виручка категорії ÷ загальна виручка точки × 100. Наприклад, якщо суші дали 18 000 грн із загальних 60 000 грн — їхня частка 30%.

Знижки

Що показує: де, кому і в якому обсязі надавались знижки — з розбивкою по типу знижки, офіціанту, номеру замовлення і картці знижок.

Як рахується: бот бере поле суми знижки з кожного рядка замовлення і групує за точкою, типом знижки та офіціантом. Зручно відстежувати, де знижки застосовуються надто часто або в нетипових обсягах.

Видалення страв

Що показує: скільки позицій було видалено з замовлень, ким, на яку суму і з яким коментарем. Розбивка по офіціанту, типу видалення (зі списанням або без) і причині.

Що рахується по кожній позиції:

кількість видалених порцій
вартість за ціною продажу
собівартість (вартість для кухні)

Важливий нюанс: цей звіт навмисно включає навіть повністю скасовані замовлення, хоча більшість інших звітів їх виключають. Зроблено це спеціально — щоб жодне видалення не залишилося прихованим.

Офіціанти та гості

Що показує: внесок кожного офіціанта — виручка, кількість обслужених гостей, кількість замовлень і два варіанти середнього.

Як рахуються середні:

Середній чек = виручка ÷ кількість замовлень
Середній на гостя = виручка ÷ кількість гостей

Можна натиснути на точку та побачити розбивку по кожному офіціанту окремо.

Топ страв

Що показує: рейтинг страв за обраний период — топ-10 або топ-20 за двома критеріями: кількістю проданих порцій і виручкою.

Як рахується: бот бере з аналітики Syrve кількість порцій і суму виручки по кожній страві в кожній точці, сортує за спаданням. Зручно для аналізу хітів меню і прийняття рішень по асортименту.

Час приготування на кухні

Що показує: три середніх показники по кожній точці, що характеризують швидкість роботи кухні.

Три показники:

Час приготування — скільки в середньому хвилин від старту готування до видачі страви
Затримка старту — наскільки пізно кухня взялась за готування після отримання замовлення
Запізнення подачі — наскільки пізно страва потрапила до гостя

Якщо затримка старту або запізнення подачі зростають — це сигнал про проблему в конкретній ланці, а не в усій кухні.

Складські звіти

Складські звіти влаштовані інакше, ніж звіти продажів — вони не беруть дані з аналітики Syrve, а звертаються безпосередньо до складської бази та документів.

Списання

Що показує: акти списання товарів зі складу за обраний период.

По кожному документу: дата, номер, статус (новий / проведений / видалений), склад, рахунок витрат, перелік товарів із кількістю та собівартістю.

Фільтри: склад, статус, пошук по назві товару або номеру документа.

Від'ємні залишки

Що показує: товари, яких на складі менше нуля — тобто по яких облік пішов у мінус.

Як працює: бот запитує поточні складські залишки у Syrve на конкретний момент. Можна обрати: прямо зараз, кінець поточного операційного дня, кінець вчорашнього дня або конкретна дата і час.

«Порушення»: якщо від'ємний залишок перевищує встановлений поріг (за замовчуванням 0,01 одиниці) — позиція позначається як порушення. Поріг можна налаштувати. Фільтри: склад, конкретні товари, поріг.

Рух товару (залежалі запаси)

Що показує: товари, які мають залишок на складі, але за обраний период по них не було жодного руху — ні продажів, ні витрат, ні переміщень, ні списань.

Логіка: бот дивиться на залишок на початок периоду і перевіряє, чи були операції за цей час. Якщо залишок є, а рухів немає — товар потрапляє у звіт як «залежалий».

Фільтри: склад, мінімальний залишок, типи операцій. Корисно для виявлення заморожених товарних позицій, що займають місце і кошти.

Як читати запізнення у кухні та доставці

У боті запізнення показується не як окреме число, а як перевищення над вашим порогом.

Логіка для кухні: бот дивиться, скільки хвилин замовлення реально перебуває в кухонній роботі, і порівнює з лімітом. Приклад: ліміт 15 хв, замовлення вже 22 хв → бот покаже перевищення 7 хв.

Логіка для доставки:

Кур'єрська доставка — рахує час від фактичного виїзду кур'єра
Самовивіз — рахує час після обіцяного моменту готовності

Приклад: ліміт 60 хв, кур'єр вже в дорозі 74 хв → бот покаже перевищення 14 хв. Тобто бот не просто каже «є проблема», а показує, на скільки саме хвилин замовлення вийшло за норму.

Демо-режим

Демо-режим — це окремий глобальний режим роботи бота для показу функціоналу. Його перемикає тільки супер-адмін у адмін-меню.

У цьому режимі бот не використовує реальні підключення до Syrve: звіти, списки, алерти і картки будуються на згенерованих демонстраційних даних. На екранах з'являється банер, що підказує — це демо.

Демо-стенд спільний для всіх запрошених. Звичайні користувачі бачать одне одного як «Анонім N», супер-адмін бачить реальні імена учасників.

Інструкції, FAQ і зворотний зв'язок

Розділ «Інструкції» — це вбудована база знань усередині бота. Тут зібрані статті з поясненням модулів, короткий FAQ для найчастіших питань і форма зворотного зв'язку.

Коли не зрозуміло, що означає певний екран або який звіт відкривати в конкретній ситуації — починайте саме з цього розділу.

Окремо в меню може бути блок спільноти з форумом, Telegram-групою, сайтом та додатковими посиланнями — якщо адміністратор їх заповнив.

Якщо у якомусь звіті цифри здаються неочікуваними — перевірте обраний период, налаштовані точки доступу і фільтри всередині самого звіту. Найчастіше причина саме в цьому.