Юзер гайд для нових користувачів

1. Що таке SmartReports

SmartReports показує дані із Syrve по кожній торговій точці:
виторг, кількість замовлень, доставку, кухню та присутність персоналу.
Бот працює через офіційні API Syrve Cloud / Server і не бачить нічого, що не потрапило на сервер касової системи.

---

2. Перший доступ до бота

1. Власник або адміністратор видає інвайт-посилання на чат-бота.

2. Після входу відображається головне меню з кнопками:

   • Сьогодні / Вчора / 7 днів – вибір періоду, для якого будуть будуватися звіти.

   • Основний звіт – короткий зріз по точці: виторг, кухня, персонал.

   • Інші звіти – додаткові аналітичні звіти.

   • Щоденний звіт – класичний «Z-звіт» за день у зрозумілому вигляді.

   • Доставка – аналітика та затримки по доставках.

   • Кухня – поточний стан кухні та запізнення замовлень.

   • Інструкції – довідка всередині бота.

   • Налаштування – локальні налаштування саме для цього чату.

   • Адмін-панель – розширені функції для користувачів із правами адміністратора.

   • Оновити – перечитування даних та оновлення меню.

---

3. Налаштування чату

Екран «Налаштування» відповідає лише за поточний чат (групу / особистий діалог).

3.1. Підписка на розсилку

• Пункт «Підписати чат на розсилку» вмикає регулярні автоматичні повідомлення:

  • автозвіт за розкладом;

  • алерти по кухні;

  • алерти по доставці;

  • алерти по перевищенню ліміту виручки (якщо заданий).

Якщо чат не підписаний, бот показує звіти лише «за запитом» (по натисканню кнопок), але сам нічого не шле.

3.2. Пороги сповіщень

• Пункт «Пороги сповіщень» задає два числа:

  • кухня, хв – після скількох хвилин на кухні замовлення вважається «повільним»;

  • доставка, хв – після якого запізнення доставка потрапляє в список «черепах».

Ці пороги використовуються:

• у секції «Кухня» – для розрахунку повільних замовлень;

• у секції «Доставка» та в алертах по доставці – для позначення запізнень.

3.3. Групи ролей (прив’язка)

• Пункт «Групи ролей (прив’язка)» пов’язує ролі із Syrve (офіціант, кухар, касир тощо) з внутрішніми групами:

  • ММ, ПКС, ПВР, КР тощо.

• Прив’язка потрібна, щоб у звітах правильно підраховувався персонал за групами:
  «Персонал: 5 (ПВР: 3; ПКС: 1; КР: 1)».

Якщо поточна абревіатура не підходить, у блоці «Абревіатури груп» дозволено змінити або додати власну.

3.4. Абревіатури груп

• Пункт «Абревіатури груп» зберігає короткі позначення, які використовуються у звітах для груп ролей.

• Зміна абревіатури впливає лише на відображення тексту у звітах, логіка розрахунків не змінюється.

3.5. Розклад і частота

У цьому блоці налаштовуються одразу три речі:

1. Час(и) автозвіту – список годин на добу у форматі HH:MM, коли чат отримує автоматичний Основний звіт.

2. Тихі години – проміжок часу, коли бот не надсилає:

   • автозвіти;

   • алерти по кухні;

   • алерти по доставці.

3. Мінімальний інтервал між алертами:

   • окремо для доставки;

   • окремо для кухні.

Якщо інтервал = 0, алерти приходять щоразу, коли є причина, але все одно з урахуванням тихих годин.

---

4. Адмін-панель

Адмін-панель доступна лише користувачам, які внесені в список адміністраторів.

Основні дії:

4.1. Прив’язка точок до чату

У блоці користувачів вибирається потрібний Telegram-чат (або користувач) і до нього прив’язуються торгові точки із Syrve.
Саме ця прив’язка визначає, по яких ресторанах бот буде показувати звіти та надсилати алерти.

4.2. Ліміти виручки (інкасація)

У відповідному розділі задається ліміт виручки для кожної точки.
Далі працює фоновий модуль:

• раз на декілька хвилин читається поточна виручка за сьогодні по кожній точці;

• рахується, скільки накопичилось з моменту останньої інкасації;

• якщо сума перевищила ліміт, в підписаний чат надсилається повідомлення з деталями та кнопкою «Інкасація зроблена».

Натискання кнопки оновлює базовий рівень («з цієї суми починається новий відлік»).

---

5. Основний звіт

Основний звіт – це зведення по кожній прив’язаній точці на поточний момент:

• Назва точки та дата-час формування.

• 💰 Виторг – сума закритих чеків залу + доставки за сьогодні.

• 🍳 Кухня – сума позицій, які ще в роботі на кухні, та кількість таких замовлень.

• 👥 Персонал – скільки співробітників зараз зі зміною «сьогодні», плюс розбивка по групах (ММ, ПКС, ПВР, КР…).

Звіт використовується як «дашборд на долоні»: чи є виручка, чи є завантаження кухні та скільки людей на зміні.

---

6. Щоденний звіт

Щоденний звіт показує класичні показники за обраний день:

• дата звіту;

• виторг;

• кількість замовлень;

• кількість доставок;

• середній чек.

Важливий момент:

• Кількість замовлень = замовлення з залу + доставки разом.

• Кількість доставок – тільки доставки.

Якщо, наприклад, показано:

Кількість замовлень: 11
Кількість доставок: 0

це означає 11 замовлень із залу та 0 доставок.
Якщо доставок 5, а замовлень загалом 20 – то замовлень із залу було 15 (20–5).

---

7. Кухня: як рахується запізнення

Екран «Кухня» та алерти по кухні працюють так:

1. Бот бере всі відкриті замовлення за сьогодні (зал + доставка), де є хоч одна позиція, яка ще не видана й не видалена.

2. Для кожного замовлення рахується час «на кухні»:

   • використовується момент, коли замовлення/позиція пішла в роботу (друк чека на кухню, старт готування, іноді час створення);

   • для попередньо замовлених (pre-order) враховується фактичний старт, а не момент створення.

3. Час у хвилинах порівнюється з кухонним порогом з налаштувань.

4. Якщо замовлення вже повинно бути готовим і перевищує поріг, воно вважається «повільним» та потрапляє до списку «черепах».

У секції «Кухня» по кожній точці видно:

• скільки замовлень зараз у роботі на кухні;

• на скільки хвилин перевищено поріг;

• номери конкретних повільних замовлень у вигляді кнопок #0001, #0002 тощо.

---

8. Доставка: як рахується запізнення

За доставку відповідає окремий сервіс, який дивиться тільки доставочні замовлення.

Логіка:

1. Для кур’єрських доставок фактичний час в дорозі рахується від моменту,
   коли замовлення передано кур’єру, до поточного часу.

2. Для самовивозу використовується час, на який гість повинен забрати замовлення.
   Якщо поточний час ще не дійшов до дедлайну, запізнення не вважається.

3. Після перевищення порогу для доставок замовлення вважається «черепахою» і:

   • потрапляє у звіт «Доставка»;

   • може потрапити в алерт «повільні доставки» з переліком замовлень.

У звіті «Доставка» для вибраного періоду зазвичай показуються:

• середній час кур’єрських доставок;

• кількість доставок;

• запізнілі доставки та їх перевищення порогу;

• по кнопках «Сьогодні / Вчора / 7 днів / Зводка / По кожній» – загальна зведена таблиця або розріз по кожній точці.

Точний склад полів може трохи відрізнятися між версіями; принцип один:
швидко показати, як працює служба доставки та де є проблеми.

---

9. Інші звіти

9.1. «Топ-страви за період»

Виводить список найпопулярніших позицій меню за обраний період:

• по кожній точці – перелік страв із кількістю чеків, де ця позиція зустрічалась;

• сортування – від найчастіше замовлюваних до менш популярних.

Це допомагає бачити хіти продажів та «баласт» у меню.

9.2. «Виторг / чеки / …»

Цей звіт агрегує базові фінансові показники за період:

• загальний виторг;

• кількість чеків;

• середній чек та/або інші похідні показники.

Формули можуть трохи відрізнятися в залежності від профілю бота; у цьому гайді описано лише загальний зміст, без конкретних формул
(точна логіка береться безпосередньо з коду інтеграції з Syrve, який тут не наводиться).

9.3. «Tax Guard»

Tax Guard – окремий аналітичний звіт для контролю номенклатури:

• працює по окремій вибірці позицій (типи DISH / GOODS / SERVICE / MODIFIER тощо);

• допомагає виявляти позиції, які потребують уваги з точки зору податкового або внутрішнього обліку (номери, специфічні товари, послуги).

Конкретні критерії відбору залежать від налаштувань профілю; у цьому описі наведено тільки загальний принцип без технічних деталей
(частину логіки реалізовано у внутрішніх модулях, які не показуються в цьому файлі).

---

10. Якщо в ресторані є замовлення, а в боті – нулі

SmartReports отримує дані не з каси напряму, а із сервера / хмари Syrve через Transport / API-плагін:

1. На касі працює плагін API Transport.

2. Він відправляє інформацію про чеки та замовлення на сервер / у хмару.

3. Бот забирає дані вже із сервера через API.

Якщо на касі замовлення є, а в боті:

• нульовий виторг;

• немає відкритих замовлень;

• не оновлюються показники доставки / кухні —

найімовірніша причина:

• на касі не працює або неправильно налаштований плагін API Transport;

• каса тимчасово не має зв’язку із сервером.

У такому випадку ситуацію вирішує технічний спеціаліст / інтегратор всередині Syrve, а не бот.
Після відновлення роботи плагіна дані починають надходити, і звіти в SmartReports оновлюються автоматично.

 

11. Додаткові пояснення на основі перших запитань

11.1. Чим відрізняються «Сьогодні», «Основний звіт» і «Щоденний звіт»

У головному меню є три перші кнопки:

• Сьогодні

• Вчора

• 7 днів

Це швидкі кнопки Основного звіту. Кожна з них одразу формує Основний звіт за відповідний період без додаткових питань.

Нижче є окремі розділи:

• 📊 Основний звіт – той самий тип зрізу (виторг, кухня, персонал), але з можливістю ще раз вибрати період всередині самого звіту (залежно від поточної реалізації інтерфейсу).

• 📅 Щоденний звіт – добовий звіт формату «Z-звіт для людей»: виторг за день, кількість замовлень, кількість доставок, середній чек.
  Цей звіт працює починаючи з дати, коли у закладу запустився API-транспорт. Якщо API почало віддавати дані тільки сьогодні, за «вчора» та «7 днів» у Щоденному звіті може бути порожньо, тоді історію зручно дивитися через «Інші звіти» (OLAP).

Коротко:

• Сьогодні / Вчора / 7 днів у головному меню – це гарячі клавіші Основного звіту.

• Основний звіт – той самий тип показників, але з власним невеликим меню.

• Щоденний звіт – окремий добовий звіт із фокусом на класичні показники за один день.

---

11.2. Як зараз рахується «Середній чек»

У блоці «💰 Виторг — сьогодні» середній чек наразі рахується так:

Середній чек = Виторг / Кількість замовлень (чеків)

Тобто це середній чек на замовлення, а не на гостя.

Приклад:

• Виторг: 18 037.50 ₴

• Замовлень: 20

• Середній чек = 18 037.50 / 20 = 901.875 ≈ 901.88 ₴

Саме тому значення 901.88 ₴ відрізняється від розрахунку «виторг / кількість гостей».
Якщо рахувати на гостя, буде:

• 18 037.50 / 33 ≈ 546.59 ₴

Це вже інша метрика – «середній чек на гостя».

У різних ресторанах використовуються обидва підходи:

• комусь важливіше «середній чек на замовлення»;

• комусь – «на гостя».

У планах розвитку – додати можливість:

• або перемикати спосіб розрахунку (за чеками / за гостями),

• або показувати в звіті обидві цифри окремими рядками.

---

11.3. Побажання до нових звітів від перших користувачів

Під час перших впроваджень уже з’явилися типові запити, які варто врахувати в дорожній карті:

1. Звіт по категоріях за день

   • розбиття денного виторгу за категоріями (наприклад: «продуктова корзина», «барна корзина», інші групи);

   • з можливістю одразу бачити ТО за день у розрізі цих категорій;

   • бажано також показувати собівартість (с/с) дня в розрізі основних кошиків.

2. Середній чек із урахуванням гостей

   • варіант середнього чеку «на гостя» (виторг / кількість гостей);

   • опціонально – вибір формули або одночасний показ:

     • «середній чек на замовлення»;

     • «середній чек на гостя».

3. Прогноз виконання плану по ТО

   • відображення, на скільки відсотків уже виконано план по товарообігу за день;

   • приблизний прогноз, яким буде очікуваний ТО до кінця дня, виходячи з поточного темпу продажів (виторг + час, що минув).

Для реалізації таких звітів потрібен або:

• готовий OLAP-звіт, який уже використовує заклад у бек-офісі;

• або погоджений шаблон (разом із бухгалтерією), за яким можна побудувати новий звіт у розділі «Інші звіти».