Як влаштований бот: від звітів до налаштувань

Як бот отримує дані

Бот не зберігає власну копію даних і не рахує нічого самостійно. Щоразу, коли ви відкриваєте будь-який розділ, бот звертається до Syrve напряму і отримує актуальні цифри в реальному часі. Це означає, що якщо касир щойно закрив замовлення або кладовщик провів списання — ці дані вже будуть у звіті при наступному відкритті.

Більшість звітів використовують аналітичну систему Syrve, яка зберігає деталізовані дані по кожній позиції кожного замовлення. Складські звіти та оперативні модулі (Кухня, Доставка) працюють інакше — вони звертаються безпосередньо до відповідних баз і документів Syrve.

Головне меню і навігація

Головне меню — це стартова точка роботи з ботом. У шапці видно ім'я користувача, кількість доступних точок та статус підписки чату на автозвіти.

Кнопки периодів: «Сьогодні», «Вчора», «7 днів» і «Кастомний период» відкривають однаковий набір звітів, але одразу з потрібним проміжком часу. Не потрібно окремо вибирати дату в кожному звіті — достатньо натиснути потрібний период один раз.

Прямі кнопки нижче ведуть у розділи: Основний звіт, Щоденний звіт, Доставка, Кухня, Персонал, Інші звіти, Інструкції, Налаштування та, за наявності відповідних прав, в Адмін-панель.

Основні звіти

Основний звіт

Що показує: виручку по кожній точці за обраний операційний день або діапазон дат. Це головний оперативний екран — відкривати тоді, коли треба швидко зрозуміти, як іде день по всіх точках або знайти просадку по конкретній.

Як рахується виручка: бот бере з аналітики Syrve суму по всіх позиціях замовлень із вже застосованою знижкою. Тобто якщо страва коштує 200 грн, а гість отримав знижку 10% — у виручку піде 180 грн. Повністю видалені та скасовані замовлення виключаються автоматично.

Блок персоналу: показує, хто зараз зафіксований на зміні у Syrve, згрупований за налаштованими абревіатурами ролей. Якщо персонал не відображається — перевірте налаштування абревіатур, прив'язку ролей і факт фіксації співробітника на зміні у Syrve.

Щоденний звіт

Що показує: підсумок по кожній точці — виручка, кількість гостей, кількість замовлень, середній чек, кількість доставок і залових замовлень. Підходить для фінального підсумку зміни або порівняння кількох днів між собою.

Як рахується виручка: так само як в Основному звіті — сума позицій зі знижкою з аналітики Syrve.

Звідки доставки та залові замовлення: ці дані надходять через окремий інтерфейс Syrve Cloud — не з аналітики, а напряму з системи замовлень.

Як рахується середній чек: виручка ÷ кількість замовлень.

Оперативний контроль

Кухня

Що показує: замовлення, які прямо зараз у роботі на кухні. По кожній точці — скільки замовлень на кухні, по яких є перевищення порогу, які номери потрібно перевірити першими.

Позначення статусів:

🍽 — замовлення в межах норми
🐢 — час перевищено (показується, на скільки хвилин)

Як рахується запізнення: бот дивиться, скільки хвилин замовлення реально знаходиться в кухонній роботі, і порівнює з порогом. Якщо поріг 15 хв, а замовлення вже в роботі 22 хв — бот покаже запізнення 7 хв. Для темпових або відкладених замовлень бот орієнтується на фактичний старт кухні.

Налаштування порогу: «Налаштування → Пороги сповіщень → Кухня» (5–240 хв). Частота сповіщень: «Налаштування → Частота кухні». Це розділ не для підсумків дня, а для оперативного втручання прямо зараз.

Доставка

Що показує: активні замовлення на доставку в режимі реального часу. По кожній точці — скільки замовлень у дорозі, які самовивози готові й чекають гостя, які вже вийшли за ліміт.

Як рахуються запізнення:

Кур'єрська доставка — бот рахує час від моменту, коли кур'єр реально виїхав
Самовивіз — бот починає рахувати запізнення після обіцяного часу готовності

Далі фактичний час порівнюється з порогом. Наприклад, якщо ліміт 60 хв, а кур'єр уже їде 74 хв — бот покаже перевищення на 14 хв.

Деталізація: можна відкрити конкретне замовлення і перевірити адресу, дедлайн, статус та фактичний час. Налаштування: «Налаштування → Пороги сповіщень → Доставка» (10–240 хв).

Персонал

Розділ «Персонал» дозволяє працювати з кадровими даними Syrve прямо з Telegram — без окремого входу в бекофіс.

Доступні дії:

Список — всі співробітники з пагінацією
Пошук — за іменем або табельним номером
Створити — покроковий майстер: прізвище, ім'я, по батькові, роль, підрозділ, телефон, e-mail
Редагувати — змінити будь-яке поле окремо
Видалити — прибрати співробітника з Syrve

Дані синхронізуються з Syrve напряму — зміни одразу відображаються в системі.

Управління доступами та користувачами

Користувачі, інвайти і доступи

Керування користувачами знаходиться в «Адмін-панель → Користувачі».

Типовий сценарій запрошення: адміністратор створює інвайт (діє 30 хв), надсилає посилання новому співробітнику. Після входу відкриває картку і призначає права та точки доступу. Саме від цих налаштувань залежить, які розділи людина побачить і по яких точках бот будуватиме звіти.

Рівні прав:

Адміністратор — доступ до Налаштувань і Адмін-панелі, може керувати іншими користувачами, точками, лімітами
Звичайний користувач — бачить тільки призначені звіти і точки

Якщо користувач звільнився — його можна прибрати зі списку, не змінюючи налаштування інших.

Точки доступу

Кожен користувач бачить звіти тільки по тих точках (ресторанах/філіях), які прив'язані до його акаунту. У шапці меню показується кількість точок доступу. Якщо значення 0 або у звітах постійно нулі — найчастіше точки ще не прив'язані.

Ліміти виторгу

Що це: контрольний механізм для касової дисципліни. Адміністратор задає суму-поріг по конкретній точці, після чого бот відстежує накопичення виручки за день і надсилає сповіщення, коли поріг перевищено.

Після інкасації або контрольної дії ліміт можна відмітити як оброблений, щоб не дублювати сигнал. Налаштування: «Адмін-панель → Ліміти виручки».

Налаштування

Розділ «Налаштування» відкривається кнопкою ⚙️ у головному меню.

Загальні налаштування

Доступно всім користувачам:

🔔 Підписка — підписати або відписати цей чат від автоматичних сповіщень
Навчання — запустити або продовжити покроковий курс

Доступно адміністраторам:

Пороги сповіщень — час очікування для кухні (5–240 хв) і доставки (10–240 хв)
Нормативи кухні — режим відстеження та норми по стравах
Ролі та абревіатури — прив'язка ролей Syrve до груп бота
Розклад і частота — автозвіти, тихі години, інтервали сповіщень
Часовий пояс — вибір часового поясу для відображення дат. За замовчуванням — Kyiv

Ролі та абревіатури груп

«Групи ролей» — це зв'язок між ролями співробітників у Syrve та звітами в боті. У Syrve є ролі (офіціант, бармен, сушист, кур'єр), а в боті вони об'єднуються в зручні скорочення (КПЕ, ПКС, ПВР, КР тощо). У звітах по персоналу замість хаотичного переліку ролей відображаються акуратні групи.

Покрокове налаштування:

Відкрити «Налаштування → Абревіатури груп»
Додати потрібні скорочення і відредагувати порядок їх відображення
Перейти до «Налаштування → Групи ролей (прив'язка)»
Для кожної ролі із Syrve вказати, до якої групи вона належить

Після налаштування у звітах по персоналу та відпрацюваннях видно, до якої групи належить кожен співробітник.

Автозвіти, email і тихі години

Бот може автоматично надсилати звіти у Telegram-чат за розкладом — без ручного відкриття меню.

Що можна задати («Налаштування → Розклад і частота → Автозвіти»):

Час відправки — один або кілька слотів на день (09:00, 13:00, 22:00 або свій час)
Увімкнути / вимкнути — автозвіт по кожному каналу окремо
Доставка на e-mail — вказати адресу і ввімкнути відправку
Тихі години — проміжок, коли бот не надсилає сповіщення (наприклад, з 23:00 до 08:00)

Що входить в автозвіт: щоденний підсумок по всіх точках: виручка, гості, замовлення, середній чек, доставки. За наявності відповідних прав — також списання, негативні залишки, залежалі запаси.

Нормативи кухні

Модуль «Нормативи кухні» дозволяє задати, скільки часу має займати приготування, і отримувати сповіщення при перевищенні.

Два режими роботи:

Режим замовлення (за замовчуванням) — бот стежить за часом по всьому замовленню цілком. Один глобальний ліміт (5–240 хв). Коли перевищено — замовлення позначається 🐢.
Режим страв — кожна страва або категорія має власний норматив у хвилинах. Бот стежить за кожною позицією окремо і показує, яка страва запізнилась і на скільки.

Налаштування режиму страв:

По категоріях — задайте час для кожної страви або одразу для всіх у категорії
Пресети — збережені швидкі значення (15, 30, 45, 60 хв), щоб не вводити вручну
Ігноровані страви — позначте 🚫 позиції, які не потрібно відстежувати (напої, хліб тощо)
Скидання — очистити норму по окремій страві або по всій категорії

Частота сповіщень: мінімальна пауза між повідомленнями про перевищення — щоб бот не спамив одним сигналом щосекунди. «Налаштування → Частота кухні».

Режим навчання

Режим навчання — це покроковий курс усередині бота, який допомагає освоїти всі функції без ризику щось зламати.

Трек визначається автоматично за роллю:

Адміністратор — курс по налаштуванню: точки доступу, ліміти, персонал, розклад, права користувачів
Клієнт — курс по роботі зі звітами та основними функціями

Статуси навчання:

Не розпочато — курс ще не запускався
Активне — проходження в процесі, поточний крок збережено
На паузі — зупинено, можна продовжити будь-коли
Завершено — курс пройдено повністю

Як запустити: «Налаштування → Навчання → Почати».

Дії під час навчання: «Далі» / «Назад» — крок вперед або назад; «Пропустити» — пропустити поточний крок; «Пауза» — зберегти прогрес і вийти; «Перезапустити» — почати з початку; «Завершити» — закінчити достроково.

Під час навчання бот показує демо-дані — реалістичні цифри для практики без ризику змінити реальні налаштування.

Аналітичні звіти (розділ «Інші звіти»)

Блок «Інші звіти» містить детальні аналітичні звіти для продажів, сервісу, складу та контролю операцій. Це звіти не для миттєвої тривоги, а для аналізу причин і закономірностей.

Виручка по точках

Що показує: детальний фінансовий зріз — виручку, кількість замовлень, кількість гостей і середній показник у двох варіантах по кожній точці.

Як рахується:

Виручка — сума позицій замовлень зі знижкою з аналітики Syrve
Середній чек на замовлення = виручка ÷ кількість замовлень
Середній на гостя = виручка ÷ кількість гостей

Рядки відсортовані від найвищої виручки до найнижчої.

Продажі по категоріях страв

Що показує: по кожній точці — яка категорія меню скільки заробила, скільки разів замовлялася і яку частку займає в загальній виручці.

Як рахується частка: виручка категорії ÷ загальна виручка точки × 100. Наприклад, якщо суші дали 18 000 грн із загальних 60 000 грн — їхня частка 30%.

Знижки

Що показує: де, кому і в якому обсязі надавались знижки — з розбивкою по типу знижки, офіціанту, номеру замовлення і картці знижок.

Як рахується: бот бере поле суми знижки з кожного рядка замовлення і групує за точкою, типом знижки та офіціантом. Зручно відстежувати, де знижки застосовуються надто часто або в нетипових обсягах.

Видалення страв

Що показує: скільки позицій було видалено з замовлень, ким, на яку суму і з яким коментарем. Розбивка по офіціанту, типу видалення (зі списанням або без) і причині.

Що рахується по кожній позиції:

кількість видалених порцій
вартість за ціною продажу
собівартість (вартість для кухні)

Важливий нюанс: цей звіт навмисно включає навіть повністю скасовані замовлення, хоча більшість інших звітів їх виключають. Зроблено це спеціально — щоб жодне видалення не залишилося прихованим.

Офіціанти та гості

Що показує: внесок кожного офіціанта — виручка, кількість обслужених гостей, кількість замовлень і два варіанти середнього.

Як рахуються середні:

Середній чек = виручка ÷ кількість замовлень
Середній на гостя = виручка ÷ кількість гостей

Можна натиснути на точку та побачити розбивку по кожному офіціанту окремо.

Топ страв

Що показує: рейтинг страв за обраний период — топ-10 або топ-20 за двома критеріями: кількістю проданих порцій і виручкою.

Як рахується: бот бере з аналітики Syrve кількість порцій і суму виручки по кожній страві в кожній точці, сортує за спаданням. Зручно для аналізу хітів меню і прийняття рішень по асортименту.

Час приготування на кухні

Що показує: три середніх показники по кожній точці, що характеризують швидкість роботи кухні.

Три показники:

Час приготування — скільки в середньому хвилин від старту готування до видачі страви
Затримка старту — наскільки пізно кухня взялась за готування після отримання замовлення
Запізнення подачі — наскільки пізно страва потрапила до гостя

Якщо затримка старту або запізнення подачі зростають — це сигнал про проблему в конкретній ланці, а не в усій кухні.

Складські звіти

Складські звіти влаштовані інакше, ніж звіти продажів — вони не беруть дані з аналітики Syrve, а звертаються безпосередньо до складської бази та документів.

Списання

Що показує: акти списання товарів зі складу за обраний период.

По кожному документу: дата, номер, статус (новий / проведений / видалений), склад, рахунок витрат, перелік товарів із кількістю та собівартістю.

Фільтри: склад, статус, пошук по назві товару або номеру документа.

Від'ємні залишки

Що показує: товари, яких на складі менше нуля — тобто по яких облік пішов у мінус.

Як працює: бот запитує поточні складські залишки у Syrve на конкретний момент. Можна обрати: прямо зараз, кінець поточного операційного дня, кінець вчорашнього дня або конкретна дата і час.

«Порушення»: якщо від'ємний залишок перевищує встановлений поріг (за замовчуванням 0,01 одиниці) — позиція позначається як порушення. Поріг можна налаштувати. Фільтри: склад, конкретні товари, поріг.

Рух товару (залежалі запаси)

Що показує: товари, які мають залишок на складі, але за обраний период по них не було жодного руху — ні продажів, ні витрат, ні переміщень, ні списань.

Логіка: бот дивиться на залишок на початок периоду і перевіряє, чи були операції за цей час. Якщо залишок є, а рухів немає — товар потрапляє у звіт як «залежалий».

Фільтри: склад, мінімальний залишок, типи операцій. Корисно для виявлення заморожених товарних позицій, що займають місце і кошти.

Як читати запізнення у кухні та доставці

У боті запізнення показується не як окреме число, а як перевищення над вашим порогом.

Логіка для кухні: бот дивиться, скільки хвилин замовлення реально перебуває в кухонній роботі, і порівнює з лімітом. Приклад: ліміт 15 хв, замовлення вже 22 хв → бот покаже перевищення 7 хв.

Логіка для доставки:

Кур'єрська доставка — рахує час від фактичного виїзду кур'єра
Самовивіз — рахує час після обіцяного моменту готовності

Приклад: ліміт 60 хв, кур'єр вже в дорозі 74 хв → бот покаже перевищення 14 хв. Тобто бот не просто каже «є проблема», а показує, на скільки саме хвилин замовлення вийшло за норму.

Демо-режим

Демо-режим — це окремий глобальний режим роботи бота для показу функціоналу. Його перемикає тільки супер-адмін у адмін-меню.

У цьому режимі бот не використовує реальні підключення до Syrve: звіти, списки, алерти і картки будуються на згенерованих демонстраційних даних. На екранах з'являється банер, що підказує — це демо.

Демо-стенд спільний для всіх запрошених. Звичайні користувачі бачать одне одного як «Анонім N», супер-адмін бачить реальні імена учасників.

Інструкції, FAQ і зворотний зв'язок

Розділ «Інструкції» — це вбудована база знань усередині бота. Тут зібрані статті з поясненням модулів, короткий FAQ для найчастіших питань і форма зворотного зв'язку.

Коли не зрозуміло, що означає певний екран або який звіт відкривати в конкретній ситуації — починайте саме з цього розділу.

Окремо в меню може бути блок спільноти з форумом, Telegram-групою, сайтом та додатковими посиланнями — якщо адміністратор їх заповнив.

Якщо у якомусь звіті цифри здаються неочікуваними — перевірте обраний период, налаштовані точки доступу і фільтри всередині самого звіту. Найчастіше причина саме в цьому.